Bienvenue dans cette FAQ dédiée aux partenaires Naturabox.
Vous trouverez les réponses et aides pour toutes vos questions et démarches et notamment sur l'utilisation de l'espace partenaire et ses rubriques.
Télécharger le guide de prise en main de votre espace partenaire
Retrouvez dans ce guide les informations utiles pour une bonne prise en main de votre espace partenaire.
1. Comment enregistrer un chèque cadeau ?
Lorsque un client vous contacte pour réserver:
1. Dans un premier temps, connectez-vous sur votre espace partenaire, dans l'onglet en haut à gauche de la page du site Naturabox. Entrez votre adresse e-mail (votre identifiant) ainsi que votre mot de passe.
2. Cliquez sur l'onglet Mon compte en haut à droite, un menu s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Valider/ Vérifier un coffret
3. Entrez le numéro du chèque cadeau et le code PIN puis cliquez sur VERIFIER.
4. Le coffret et la date de validité concerné par le chèque cadeau apparaissent
5. Entrez la date de rdv en prêtant bien attention qu'elle ne soit pas ultérieure à la date d'expiration du coffret.
C'est la date de réalisation de la prestation qui est prise en compte et non pas la date de réservation. Par exemple: un chèque cadeau expire le 31/12/2026, la prestation doit être réalisée avant cette date et non après.
Il vous appartient de vérifier la date de validité d'un chèque cadeau avant d'accepter une réservation. Tout chèque cadeau invalide ne sera pas accepté.
6. Vérifiez les coordonnées du client qui doivent remonter automatiquement. Vous pouvez les corriger si elles sont inexactes.
7. Ajoutez la copie du chèque cadeau en pièce jointe.
Vous pourrez ensuite vérifier la prise en compte de votre chèque par ici :
Retrouvez toutes ces explications en vidéo:
2. J'ai un message d'erreur en enregistrant un n° de chèque cadeau
Il peut arriver de rencontrer un message d'erreur lors de la vérification ou l'enregistrement d'un n° de chèque cadeau. Pas de panique, il y a une explication.
1/ Chèque cadeau déjà périmé au moment de la demande de réservation
Le client a normalement connaissance de cette information puisque la date de fin de validité de son chèque cadeau est clairement indiquée sur son espace client. Afin de vous contacter, il doit obligatoirement passer par son espace pour accéder à vos coordonnées.
2/ Chèque cadeau bientôt périmé et plus valable au moment de la réalisation du séjour
Pour rappel, c'est le séjour qui doit être effectué avant la date de fin de validité du chèque cadeau et non la demande de réservation.
Solution : l'inviter à se rapprocher de nos services afin de prolonger son chèque cadeau.
3/ Vous n'êtes pas référencé dans le coffret pour lequel le client vous contacte
Le contrat de partenariat qui nous lie précise le(s) coffret(s) cadeau(x) dans le(s)quel(s) vous êtes référencé(s).
Un client pour vous contacter doit obligatoirement passer par son espace client. Seules les coordonnées des partenaires de son coffret peuvent s'afficher. Cependant, il est possible qu'il trouve vos coordonnées par un autre moyen et vous contacte pour utiliser son chèque cadeau au sein de votre établissement.
N'étant pas référencé dans ce coffret, un message d'erreur apparait.
Solution : inviter le client à se rapprocher de nos services afin d'échanger son chèque cadeau ou vous pouvez en tant que partenaire demander à être référencé dans ce nouveau coffret.
4/ Vous n'avez pas mis à jour votre contrat de partenariat après le 30/03/2023
Au 30/03/23, le tarif de certains coffrets cadeaux Naturabox ont été revalorisés à la hausse. En savoir+ ici
Afin de pouvoir accepter ces chèques cadeaux au nouveau montant, votre offre doit correspondre au nouveau tarif du coffret et donc votre partenariat doit être mis à jour.
En attendant, seuls les anciens chèques cadeaux (ancien tarif) pourront être validés et enregistrés par votre établissement.
Solution : Consulter le point 4 de cette présente FAQ pour mettre à jour vos offres.
C'est pourquoi, nous vous conseillons fortement de vérifier en amont un n° de chèque cadeau pour s'assurer qu'il est bien valide avant d'enregistrer la réservation.
Si vous enregistrez un chèque invalide après le séjour ou l'activité, nous ne pourrons pas être tenus responsables.
3. Comment voir si j'ai été remboursé d'une prestation ?
Une fois que vous avez vérifié et validé votre chèque cadeau, vous obtenez automatiquement votre remboursement à compter du 15 du mois suivant la date de RDV indiquée lors de votre demande.
Exemple: vous avez réalisé le séjour/l'activité de Mme Durand le 12 mai. Votre remboursement sera effectué le 15 mai. Si la prestation a lieu le 30 mai, elle sera remboursée le 15 juin.
Lorsqu'un paiement par virement est émis en votre faveur, vous recevez un e-mail vous indiquant qu'une facture est disponible.
Votre RIB doit être à jour (voir point n°6 de cette présente FAQ).
Toute demande de remboursement reçue après 3 mois ne sera pas prise en compte.
Retrouvez l'ensemble des chèques enregistrés et leur état dans la rubrique :
Vous avez également accès à vos factures dans la section :
4. Comment modifier une date de réservation ?
Lorsque vous validez une réservation client, vous devez obligatoirement enregistrer le chèque cadeau pour qu'elle soit prise en compte.
A ce moment là, il vous est demandé la date du séjour ou de l'activité.
Il est possible de modifier cette date si vous et le client êtes d'accord. Pour cela, vous devez accéder à la rubrique "Historique des coffrets"
5. Je souhaite annuler une réservation client
Lorsque vous validez une réservation client, vous devez obligatoirement enregistré le chèque cadeau pour qu'elle soit prise en compte.
Il est possible d'annuler cette date si vous et le client êtes d'accord.
Nous vous rappelons que ce sont vos conditions d'annulation qui s'appliquent.
Pour cela, vous devez accéder à la rubrique "Historique des coffrets".
Un mail confirmant l'annulation sera envoyé au client et à vous (en copie).
6. Comment modifier et mettre à jour mes offres ?
Vos offres de prestation sont le reflet du contrat de partenariat qui nous lie. Elles sont visibles par nos clients et doivent les plus claires et transparentes possibles.
Ce sont les offres que vous proposez en fonction du coffret cadeau dans lesquels vous êtes référencés.
La prestation doit être équivalente au prix public du coffret cadeau.
Par exemple, la prestation contenue dans le coffret Ecolo Chic vendu 189€ doit être équivalente à ce montant. Vous pouvez donc proposer le contenu souhaité. Ex : 1 nuit pour 2 avec petits déjeuners en suite avec diners ou 2 nuits pour 2 en chambre standard avec petits déjeuners.
Fin mars 2023, le prix de certains coffrets ont été revalorisés à la hausse. Votre offre doit s'adapter et correspondre à ce nouveau montant.
Il s'agit des coffrets suivants:
| Cabanes Perchées: 146 --> 189€ | Eco-Hébergement: 96 --> 119€ |
| Natur'Insolite: 130 --> 159€ | Eco Activités: 56 --> 65€ |
| Mix Box: 69 --> 79€ | Eco Insolite: 69 --> 79€ |
Comment faire?
Rien de plus simple, vous pouvez désormais nous soumettre des mises à jour sur vos fiches prestations ou tout simplement les améliorer via un espace dédié depuis votre espace partenaire.
Retrouvez toutes ces explications en vidéo:
Retrouvez toutes ces explications en images:
Lorsque vous avez cliqué sur "MODIFIER", vous accédez à votre offre que vous pouvez gérer en toute autonomie.
Pour confirmer l'envoi de vos modifications, vous cliquer sur le bouton "DEMANDER LES MODIFICATIONS" en bas de page afin qu'elles soit validées.
Vos modifications seront soumises à validation et publiées par notre équipe, elles ne sont donc pas visibles en temps réel. (hormis pour l'ajout de photos*)
Vous aurez un message de confirmation après validation disant que les modifications ont bien été transmises.
A RETENIR
Il est important de vérifier que vos offres soient bien à jour en étant le plus clair possible (offre, texte, photos, gestes éco-responsables, période de fermeture, disponibilité de l'offre... ) pour les mettre en valeur en respectant le prix de vente public du coffret.
La disponibilité de l'offre correspond à la période d'acceptation des chèques cadeaux Naturabox. C'est différent de votre période de fermeture annuelle. Cette information est indispensable.
Par exemple, vous n'avez aucune condition, il faut indiquer "Toute l'année". Prenons le cas d'un établissement ouvert toute l'année mais qui n'ouvre pas sa roulotte l'hiver car non chauffée, il faut indiquer "Toute l'année sauf saison hivernale". Autre situation, un camping accepte uniquement les réservations de 5 nuits minimum l'été, il faut indiquer "Toute l'année sauf juillet/août".
Les petits déjeuners sont inclus ou non pour tous les coffrets cadeaux sauf le coffret Ecolo Chic et Hôtels et Spa qui sont obligatoirement inclus.
Lorsque vous mettez à jour une prestation, veillez à bien mettre à jour les mêmes informations sur chacune de vos offres Naturabox et notamment pour les attributs Equipements. Par exemple, vous ajoutez "Visite de la ferme" sur votre offre Eco-Hébergement, vous devez le faire pour l'ensemble de vos prestations Naturabox. Il en est de même si vous supprimez une information.
Tous les autres attributs comme la section "A proximité" et les informations liées à l'établissement sont communes à toutes vos offres et se retrouvent dans Mon Etablissement pour plus de simplicité. Par exemple, vos horaires d'accueil changent, il suffit de le renseigner une seule fois et cela se met à jour sur toutes vos offres.
*si vous ajoutez des photos, merci de privilégier le format carré ou sinon de nous les faire parvenir par mail. Pour la suppression cela n'est pas immédiat et comme l'ensemble des modifications elles seront validées par notre équipe.
7. Comment valider un contrat de partenariat ou le mettre à jour ?
Un contrat de partenariat est un document contractuel indiquant les coffrets cadeaux dans lesquels vous êtes référencés ainsi que les offres proposées à nos clients pour chacun des coffrets.
1. Vous êtes un nouveau partenaire
Notre équipe va créer votre compte partenaire et vos contrats de partenariat. Une fois cette étape terminée, vous recevrez un e-mail contenant un lien vous permettant de vérifier et signer votre contrat par voie électronique.
Vous pourrez alors créer vos offres de prestation depuis la rubrique Mes Offres
2. Vous êtes déjà partenaire Naturabox
Afin de mettre à jour votre contrat de partenariat en cours, nous vous invitons dans un 1er temps à mettre à jour vos offres par coffret depuis la rubrique Mes Offres
Il est important de vérifier que vos offres soient bien à jour en respectant le prix de vente public du coffret. De bien compléter le maximum d'informations demandées afin que le contrat soit complet.
Une fois vos offres mises à jours et validées par notre équipe, nous pourrons alors éditer un nouveau contrat de partenariat, qui reprendra automatiquement les modifications et que vous pourrez signer en ligne.
8. Ajouter ou mettre à jour mon RIB
Vous pouvez mettre à jour votre RIB (IBAN et BIC) dans la section de votre compte :
Cette donnée est prise en compte de façon automatique pour vos paiements, il vous appartient donc de le mettre à jour dès que nécessaire.
Il n'est plus nécessaire de charger l'image du rib dans la partie Mes Documents.
Si vous souhaitez modifier des informations sur votre établissement choisissez cette section :
9. Mettre à jour mes documents
Afin de respecter le contrat de partenariat qui nous lie, vos documents doivent être à jour. Les documents suivants doivent être transmis à chaque modification et chaque année pour l'assurance responsabilité civile.
Pour une meilleure lisibilité, nous vous remercions de supprimer les anciens documents.
Si ces documents ne sont pas à jour, l'accès à votre espace partenaire peut être bloqué.
-KBIS à jour ou document d'immatriculation
-Attestation d'assurance responsabilité civile de l'année en cours
-Certificats Labels
-Vous pouvez également y inclure tout autre documents (questionnaire écologique - droit à l'image etc)
Retrouvez ces informations en vidéo:
10. Comment modifier les informations liées à mon établissement?
Retrouvez toutes les informations de votre établissement ici: Mon établissement
Il est important qu'elles soient complétées et à jour car elles sont affichées sur vos offres et permettent aux clients d'avoir de précieux conseils : heure d'arrivée/départ, animaux admis, labels environnementaux, petit mot du propriétaire...
Ces informations sont communes à l'ensemble de vos offres quelque soit le coffret cadeau dans lequel vous êtes référencé. Une seule modification est nécessaire pour que tout soit à jour.
C'est aussi à cet endroit, que toutes les caractéristiques qui vous concernent peuvent être gérées en toute autonomie : les Natura + (vos gestes éco-responsables comme le compostage, le tri des déchets...), les activités sur place et à proximité.
Vous pouvez indiquer que vous proposez un service de restauration, un espace bien-être, des ateliers à thème... ce qui permet aux clients de réserver directement auprès de vous et génère des ventes additionnelles.
11. Ajouter une vidéo Youtube sur mes offres en ligne
Si vous avez une vidéo mettant en valeur votre activité ou votre établissement, vous avez la possibilité de l'ajouter sur vos offres en ligne. C'est une très bonne visibilité.
Vous devez aller sur votre vidéo Youtube, cliquez sur "Partager" puis cliquer sur "Intégrer".
Dans votre espace partenaire, copiez ce lien dans la rubrique "Mon établissement", puis "Vidéo Youtube".
